Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan BAK UB. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan. BAK UB menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM. Adapun sistem dokumentasinya adalah sebagai berikut :

  1. Manual Prosedur permohonan pengajuan dana – UKM
  2. Manual Prosedur permohonan ijin Kegiatan – UKM
  3. Manual Prosedur permohonan rekomendasi tidak mengikuti kuliah
  4. Manual Prosedur permohonan dispensasi kuliah – UKM
  5. Manual Prosedur permohonan pengajuan proposal PKM
  6. Manual Prosedur permohonan pinjam sarana dan prasarana – UKM
  7. Manual Prosedur permohonan surat tugas kegiatan – UKM
  8. Manual Prosedur permohonan permintaan sarana dan prasarana – UKM
  9. Manual Prosedur pengajuan Mawapres
  10. Manual Prosedur permohonan dana ke DIKTI